Vi hjälper dig att arrangera konferensen

Är du medlem i en förening kopplat till din yrkesroll? Skulle du vara intresserad av att stå värd för nästa kongress eller möte, men tycker att arbetsbördan känns för tung? Du vet kanske inte ens hur du ska börja? Vi hjälper dig med allt från ansökan till planering – helt kostnadsfritt!

East Sweden Convention Bureau, som är verksamma i Östergötland, är experter på allt som rör större möten, kongresser och konferenser. Vi vet vad som krävs för att sätta samman en slagkraftig ansökan (bid), men också hur man planerar, genomför och mäter resultatet av en väl genomförd konferens. Som samarbetspartner är vi med dig i hela processen och kan även vara en aktiv del av den lokala arbetsgruppen. Du och din organisation bestämmer själv i vilken omfattning ni vill ha hjälp och stöd.

Anlita ett professionellt bollplank, helt utan kostnad

East Sweden Convention Bureau har över 10 års erfarenhet och verkar i Linköping och Norrköping. Vårt arbete finansieras av kommunerna samt Region Östergötland, vilket betyder att det är helt kostnadsfritt för dig att använda våra tjänster.

Stora fördelar – för dig, din verksamhet och regionen

Att stå värd för en kongress skapar många fördelar – inte bara för din verksamhet och regionen i sig, utan också för din personliga yrkeskarriär.

• Du får möjlighet att sätta din verksamhet på den nationella/internationella kartan, vilket i nästa steg kan leda till förbättrade forskningsmöjligheter och ökade anslag.
• En kongress på hemmaplan hjälper till att positionera din region, vilket gör det enklare att rekrytera unga talanger och yrkesverksamma med exakt rätt spetskompetens.
• En kongress höjer kompetensen. När den hålls i din region får fler personer inom din egen organisation möjlighet att delta.
• Som värd får du en unik möjlighet att påverka allt från innehåll till upplägg – du kan till exempel lyfta fram sådant som är viktigt för dig och din region.
• Näringslivet får möjlighet att upptäcka nyttan med din forskning, vilket kan leda till nya samarbeten och ekonomiskt stöd.
• Ett väl genomfört evenemang eller möte kan skapa samhällsnytta i form av såväl långsiktiga som kortsiktiga effekter, det som brukar kallas impact och legacy. Genom att tänka strategiskt redan på ett tidigt stadium ökar era möjligheten att påverka och göra skillnad.

Vi hjälper dig från start till mål

Med lång och gedigen erfarenhet av att arrangera möten, kongresser och konferenser är East Sweden Convention Bureau en stark samarbetspartner. Och vi hjälper dig hela vägen – från att ta fram en budget och skriva en övertygande bid till att planera program, boka hotell och möteslokaler.

Detta kan du få hjälp med:

• Sätta upp strategiska mål som rör impact och legacy. Vilka positiva förändringar kan vi skapa med vårt möte på lång och kort sikt? Och vad behöver vi göra för att nå dit?
• Ta fram en komplett budget där vi tillsammans specificerar kostnader för bland annat lokaler, sociala program, förtäring, talare, eventuell utställning och tekniklösningar.
• Sätta samman en slagkraftig bid som presenterar Sverige, regionen och mötesplatsen, samt innehåller rekommendationsbrev.
• Planering och genomförande. Vi hjälper dig att i ett tidigt skede blocka hotell och möteslokaler, och kan ge tips och råd kring allt från restauranger, catering, sociala arrangemang, utflykter och aktiviteter. Ju tidigare vi kommer in i planeringsarbetet, desto större nytta kan vi göra.
• Ta fram film- och bildmaterial till er marknadsföring.
• Myndighetskontakter för olika slags tillstånd som kan behövas.