Digitala verktyg som gör konferensplaneringen enklare

En lyckad konferens kräver mycket jobb och noggrann planering. Som tur är finns det massor av digitala verktyg som kan underlätta ditt arbete. Verktyg som förenklar och skapar överblick samt ökar engagemanget hos både arrangörer och deltagare. Här är våra bästa tips!

TA FRAM IDÉER OCH RÖSTA

Miro: bra brainstorming-hjälpen

Glöm svårsorterade notislappar och överfyllda anteckningsblock – Miro gör jobbet mycket bättre. Programmet är en digital whiteboardtavla som hela teamet kan samlas kring. Här kan ni dela med er av idéer och tankar via handskisser, bilder, tabeller – och förstås – digitala post-it-lappar. Alla kan kommentera, och programmet har dessutom funktioner för att sammanställa och skapa presentationer av materialet.

Mentimeter: perfekt för snabba omröstningar

Mentimeter är enkelt att använda och alldeles oslagbart när du snabbt vill ta reda på vad dina medarbetare tycker om olika förslag. Det perfekta redskapet när ni ska planera allt från innehåll och talare till aktiviteter och meny. Du kan jobba med både öppna frågor och flervalsalternativ, och resultatet presenteras och uppdateras i realtid.

STYR UPP ARBETET

Trello och Asana: effektiva projektledningsverktyg

Vem planerar frukostmenyn och vilka ansvarar för tekniklösningarna? När ska inbjudningarna skickas ut och vem styr upp säkerhetsfrågorna? Ett bra planeringsverktyg är A och O. Med verktyg som Trello och Asana får du total överblick och ser till att inget faller mellan stolarna. Bjud in alla som ska delta i projektet, lista allt som ska göras, ange vem som ska göra vad och sätt deadlines. Kommer någon ny in i projektet finns all info samlad på ett ställe. Enkelt och effektivt.

Vad är skillnaden?

Trello fokuserar framför allt på enkelhet, medan Asana passar bra till större och mer komplexa projekt. Andra bra projektledningsverktyg är till exempel Monday och Microsoft Planner.

FÅ HJÄLP ATT SKRIVA TEXTER

ChatGPT: din egen copywriter

Vill du få hjälp att skriva proffsiga inbjudningar, ett inspirerande välkomsttal eller pedagogiska presentationstexter? Då ska du använda ChatGPT. Det effektiva AI-verktyget, som de flesta nog testat vid det här laget, hjälper dig att skriva allt från programblad och pressmeddelanden till tackbrev och sociala medier-inlägg. Du kan även ta hjälp av ChatGPT för korrekturläsning och utvärderingsfrågor.

DESIGNA SOM ETT PROFFS

Canva: ett enkelt och kraftfullt designverktyg

Canva är ett av de bästa designprogrammen för den som inte är så van. Du behöver inga förkunskaper – det är enkelt att lära och det går snabbt att komma igång. Perfekt när du ska skapa inbjudningar, marknadsföringsmaterial, presentationer, programblad och scheman, men också för att designa namnskyltar och tackkort. Canva innehåller massor av färdiga mallar och gratisbilder som du kan använda, och det är lätt att byta färger och typsnitt. Den kostnadsfria versionen av programmet räcker långt.

Adobe Stock: hitta royaltyfria bilder

På Adobe Stock finns cirka 40 miljoner bilder och det är enkelt att söka efter det motiv du vill ha. Många av bilderna kan du använda helt gratis. Bildbanken innehåller även rörligt innehåll som videoklipp och animationer.

Adobe Firefly: skapa exakt den bild du vill ha

Gör om en sommarbild till en vinterbild, byt frisyr och kläder på modellen, ändra färg på ryggsäcken och låt en söt liten hundvalp titta ut genom dörren… Med Adobe Firefly kan du bygga om och ändra i bilder helt utan begränsningar.

Flaticon: välj bland miljontals ikoner

Söker du efter snygga ikoner och symboler är det här du ska leta! På Flaticon finns alla slags ikoner: enkla och mer detaljerade, strikta och lekfulla, svartvita och i färg… Många är kostnadsfria.

CapCut: redigera dina videoklipp

Justera längden på dina videoklipp, addera ljud och musik, lägg till text och skapa snygga övergångar. Med CapCut är det enkelt att redigera film, faktum är att du gör det lika lätt i mobilen som på datorn. Smidigt om du vill lägga ut filmklipp på LinkedIn eller företagets intranät direkt från konferensen. Den kostnadsfria versionen av CapCut räcker långt, vill du ha fler funktioner finns en premiumversion.

FÖLJ UPP OCH UTVÄRDERA

Ungapped och Apsis: enklaste sättet att göra enkäter

Efter konferensen är det viktigt att följa upp resultatet. Vad blev bra? Vad kunde ha blivit bättre? I verktyg som Ungapped och Apsis får du hjälp att skapa effektiva enkätundersökningar där du kan jobba med både öppna frågor och flervalsalternativ. Verktygen hjälper dig dessutom att sammanställa och analysera deltagarnas svar.

Vad är skillnaden?

Ungapped är känt för sin enkelhet och användarvänlighet. Apsis erbjuder mer avancerade funktioner och passar för större och mer komplexa undersökningar.

PRATA MED IT-AVDELNINGEN FÖRST

Prata alltid med företagets it-avdelning innan du använder digitala verktyg så att du inte bryter mot GDPR eller andra integritetsregler.